Šta uzeti u obzir prije odabira datuma događaja?
Možda se čini jednostavnim odabrati datum za određene događaje, ali to itekako može biti presudno za uspijeh eventa.
Pa kako odabrati pravi datum za svoj događaj?
Postoji 365 dana za odabir ali upotrijebimo metod isključivanja kako bismo proces planiranja malo olakšali.
Ovaj vodič će se fokusirati na to kako odabrati datum za događaj ali i pomoći vam da razmislite o sljedećim elementima:
Vaša publika
Posao koji treba obaviti
Popularno vrijeme odmora
Vremenske i klimatske promjene
Smetnje u javnom prevozu
Datumi važnih takmičenja
Dostupnost prostora
Dostupnost opreme i zabavljača
Ko je vaša publika?
Kao i kod svega što je vezano za planiranje događaja, zvanice vašeg događaja trebali bi vam biti prioritet kod odabera datuma za događaj.
Radnim danima od utorka do petka moglo bi biti praktično za polaznike B2B sektora. S druge strane, polaznicima B2C sektora možda bi bilo zgodnije prisustvovati vikend događajima.
Dajte sebi dovoljno vremena
Imate pune ruke posla oko planiranja i promocije prije vašeg događaja. Odabrani datum događaja trebao bi vam pružiti dovoljno vremena da učinite oboje, tako da cijeli projekat bude uspješan.
Politički i javni događaji
Svi javni događaji koji mogu ometati vaše planiranje treba da budu uzeti u obzir, ukoliko su najavljeni. Politički događaji, poput općih izbora često će odvlačiti pažnju od vašeg događaja.
Ne samo da će ljudi biti skloniji fokusirati se na takve događaje, nego će se i mediji prvenstveno koncentrirati na politička zbivanja i javne događaje.
Razmislite o radnom vremenu
Ako organizujete poslovnu konferenciju ili muzički festival koji traje nekoliko dana, vikend vam je prijatelj. Vašim polaznicima je mnogo lakše da uzmu jedan ili dva slobodna dana za događaj koji traje od četvrtka do nedelje.
Budite dosljedni (ili ne)
Možda ste primijetili da se većina godišnjih događanja, poput konferencija i festivala, održavaju u isto vrijeme svake godine. Ovo uspijeva jer pomaže njihovim polaznicima da planiraju cijelu godinu unaprijed.
Ali također može biti zanimljivo prebaciti ga i promijeniti sezonu godišnjeg događaja. To bi vam moglo omogućiti da dosegnete potpuno novu publiku i ostanete ispred svoje konkurencije.
Gledajte svoju konkurenciju
Kada govorimo o konkurenciji, obratite pažnju kada su zakazani njihova događanja. Ne želite da se datum vašeg događaja poklapa s njihovim, što ima negativan uticaj na potencijalne prisutne i publiku. Stoga bi moglo biti korisno obilježiti sve bitne događaje u kalendaru. Na taj način ćete tačno znate kada se odvijaju, tako da možete planirati oko njih.
Vremenske prilike
Vrijeme može da ima veliki uticaj na vaš događaj, bez obzira da li se održava vani ili ne. Kiša, tuča i jaki vjetrovi očito su štetni za festivale na otvorenom.
Mjesto održavanja i dostupnost dobavljača
Ako ste odlučili o mjestu događaja ili imate željenog dobavljača sa kojim želite raditi, moraćete uzeti u obzir njihovu dostupnost prilikom odabira datuma događaja.